obowiązki zawodowe

Wydawać by się mogło, że sprawa jest oczywista. Wielu kierowników projektu ma bowiem jasno zdefiniowane stanowisko i nie musi się zastanawiać, czy jego działania rzeczywiście obejmują pracę nad projektem. Dzieje się tak jednak w dojrzałych projektowo firmach. W organizacjach bardziej startapowych lub tych działających od dawna w sposób procesowy często w spisie pracowników trudno szukać kogoś nazwanego kierownikiem projektu. Wielu specjalistów pełni taką funkcję, w ogóle o tym nie wiedząc.

Jak więc kierownika rozpoznać?

Kierownik projektu często nie jest tak nazwany ze względów ekonomicznych. Wiele firm woli nazwać kogoś takiego specjalistą do spraw zarządzania niż kierownikiem. Doświadczeni kierownicy zwykle bowiem oczekują znacznie wyższego wynagrodzenia. Czasem natomiast pracodawcy liczą na to, że kierownik będzie również doskonałym specjalistą. W tym modelu oczekują od jednej osoby, że będzie zarówno zarządzać projektem, jak i wykonywać zadania zmierzające do jego realizacji. To model bardzo obciążający kierownika.

Skąd w takim razie wiadomo, że kierownik nie jest już tylko specjalistą, ale zajmuje się projektem? Jeśli wśród jego obowiązków przeważa koordynowanie pracy zespołu, rozdzielanie zadań pomiędzy jego członków, nadzorowanie jakości wykonywanych działań oraz odpowiadanie za ich odpowiednie zrealizowanie przed przełożonymi oraz sponsorami projektu, prawdopodobnie już od dawna wykonuje obowiązki przypisane kierownikowi projektu.

Jednym z zadań kierownika projektu jest zarządzanie czasem. Wielu kierownikom przychodzi do głowy, że przede wszystkim powinni zarządzań czasem w projekcie poprzez odpowiednie przydzielanie zasobów oraz nadzór pracowników. Jest to bardzo ważne, jednak w pierwszej kolejności kierownik projektu powinien nauczyć się zarządzać samym sobą.

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, powinieneś się zastanowić, jaki sposób zarządzanie sobą w czasie preferujesz. Czy lubisz bardzo szczegółowo planować swoje zadania? A może jednak cenisz sobie spontaniczność w działaniu? Czy potrzebujesz mieć rozpisane swoje działania co do minuty, a może wystarcza Ci lista rzeczy do zrobienia? Odpowiedź na te pytania jest bardzo ważna i pozwala lepiej dobrać sposób planowania swojego czasu.

W sieci z łatwością znajdziesz materiały, które zachęcają do dokładnego rozpisywania całego dnia. Jeśli jednak lubisz działać spontanicznie, taka forma planowania może Cię irytować. Na początku więc zastanów się, co Ci odpowiada, a jeśli jeszcze tego nie wiesz, wypróbuj różne opcje.

W dalszej kolejności dopasuj do swoich oczekiwań narzędzia, z jakich będziesz korzystać podczas planowania czasu. Niektórzy ciągle preferują tradycyjne planery, inni lepiej odnajdują się, używając narzędzi online. Dobrym rozwiązaniem może być połączenie tych dwóch form.

Dobry kierownik projektu ma za zadanie odpowiednio motywować do pracy. Rzeczywistość pokazuje jednak, że pracownicy narzekają na szefa. Zarzucają mu między innymi to, że zamiast zachęcać, zniechęca ich do działania. Rzadko kiedy jednak pracownicy otwarcie mówią o tym, co im tak naprawdę przeszkadza. Dobrze więc, jeśli kierownik umie wyłapać, które z jego zachowań wpływają na pracowników negatywnie.

Błędy popełniane przez kierowników

Bardzo częstym problemem w pracy kierownika projektu jest nadmierne kontrolowanie pracowników. Najbardziej narzekają na to pracownicy korporacji, w których ustandaryzowane procesy szczególnie dają pole do nadużyć ze strony kierownika. Oczywiście intencje są słuszne. Kierownik chce bowiem zwiększyć efektywność pracy zespołu, wyeliminować błędy, zmarnowany czas oraz inne czynniki wpływające negatywnie na projekt. W praktyce jednak często za mocno wkracza w sposób pracy pracownika. Tym samym, zamiast poprawić swoją efektywność, pracownik irytuje się nadmierną kontrolą.

Co można zatem zrobić, żeby wyeliminować ten problem ze sposobu, w jaki zarządza się zespołem? Przede wszystkim trzeba zwiększyć swoje zaufanie do zespołu. Kierownik projektu musi wierzyć, że osoby zatrudnione w projekcie są w stanie dobrze poradzić sobie ze zleconymi obowiązkami. Powinien również wystrzegać się nadmiernego wytykania błędów oraz zbyt ścisłego doprecyzowywania sposobu wykonania zadań.

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób rezygnuje z tradycyjnej pracy w biurze na rzecz pracy zdalnej. Taka forma pracy ma bardzo wiele zalet, nie tylko dla samych pracowników, ale również dla całego projektu. Jednak jest także dużym wyzwaniem dla kierownika projektu. Wciąż brakuje bowiem źródeł, które uczyłyby zarządzania zespołem rozproszonym.

Jak więc poradzić sobie z taką sytuacją i wykorzystać ją na korzyść projektu?

Pierwszym problemem, z którym musi zmierzyć się kierownik projektu o globalnym zasięgu, są różnice kulturowe. Potrafią one mieć naprawdę duży wpływ na sposób pracy całego zespołu. W dużej mierze warunkują one podejście do pracy, wpływają na klarowność komunikacji oraz niekiedy są punktem zapalnym pozornie niewielkiego konfliktu. Rolą kierownika projektu jest stałe monitorowanie tego, jak style pracy osób z różnych części świata wpływają na efektywność zespołu. Powinien również przykładać dużą wagę do określania celów projektu. Musi upewnić się, że wszystkie są wystarczająco zrozumiałe dla każdego członka zespołu.

Dużym wyzwaniem dla kierownika zespołu rozproszonego jest zorganizowanie komunikacji pomiędzy wszystkimi członkami zespołu. Komunikacja taka musi się odbywać odpowiednio szybko, a przy tym być przejrzysta oraz zrozumiała dla wszystkich. Rolą kierownika jest więc określenie, za pomocą jakich narzędzi zespół ma się kontaktować, jak powinny być archiwizowane rozmowy oraz kto może mieć do nich dostęp.

Kierownik projektu w swojej pracy powinien przywyknąć do kryzysów. Dla niedoświadczonego kierownika pojawienie się kryzysu może brzmieć bardzo groźnie. W praktyce jednak okazuje się, że kryzysy są stałą częścią zarządzania każdym projektem. Kierownik powinien więc wyposażyć się w wiedzę, jak należy sobie z kryzysami radzić. Tylko w ten sposób będzie w stanie je skutecznie przewidzieć, a co za tym idzie, skutecznie im przeciwdziałać.

Czego musi być więc świadomy początkujący kierownik projektu?

Kierownik projektu musi zdawać sobie sprawę, że już na etapie planowania musi uwzględnić ryzyko, jakie idzie za realizacją projektu. Aby móc to rzeczywiście zrealizować, powinien odpowiedzieć sobie, jakie sytuacje kryzysowe mogą pojawić się w projekcie. Takie oszacowanie wymaga posiadania doświadczenia w branży oraz wysłuchania ekspertów oraz członków zespołu z odpowiednim doświadczeniem. Do ryzyk, które uda mu się zidentyfikować, będzie w stanie opracować plan awaryjny. Taki plan będzie od razu wdrożony, jeśli nie uda się ryzyk uniknąć.

Oczywiście pojawią się też sytuacje kryzysowe, których nie będzie się dało przewidzieć. W takich sytuacjach kierownik projektu nie może panikować. Musi realnie zastanowić się nad tym, co może zrobić, żeby aktywnie wdrożyć plan naprawczy. Tylko dzięki temu uda mu się skutecznie doprowadzić projekt do końca z sukcesem.

Zarządzanie projektami nigdy nie ma jednego konkretnego sposobu postępowania. Praca kierownika projektu może więc wyglądać zupełnie inaczej w zależności od bardzo wielu czynników. Jednym z takich czynników jest wielkość firmy, która zdecydowała się działać projektowo. Zupełnie inne są bowiem oczekiwania oraz założenia projektowe w firmie, w której pracuje kilkunastu pracowników, a zupełnie inne w korporacji.

Jak zatem wygląda zarządzanie projektami w małej firmie?

Małe firmy mają duży potencjał, jeśli chodzi o wdrażanie zarządzania przez projekt. Dzieje się tak dlatego, że nie posiadają one rozbudowanych struktur procesowych. Pracownicy w mniejszych firmach są dużo lepiej przygotowani na zmiany, które są nieodłączną częścią pracy w projekcie. W mniejszych firmach bowiem pracownicy są bardzo multidyscyplinarni. Dba się o taki ich dobór już na etapie rekrutacji. Takie firmy bowiem nie mogą sobie pozwolić na to, żeby zatrudniać wielu pracowników. Jedna osoba musi umieć poradzić sobie z różnorodnymi działaniami. Takie osoby łatwiej jest zaangażować do pracy w projekcie, niż tych, którzy są od dawna przyzwyczajeni do rutynowego działania.

Kierownik, który podjął się prowadzenia projektu w mniejszej organizacji, ma ułatwioną sprawę w zakresie komunikacji w zespole. Projekty wymagają wypracowania pewnych określonych sposobów komunikacji, które będą zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. W małych firmach wchodzenie w interakcje oraz poznanie sposobu pracy kolegów jest znacznie bardziej naturalne, niż w większych organizacjach. Pracownicy powinni więc być bardziej otwarci na nowe sposoby komunikowania się.

Kierownik projektu to najważniejsza osoba w każdym projekcie. Przynajmniej on sam lubi tak o sobie myśleć. Trzeba jednak przyznać, że rzeczywiście w praktyce bardzo wiele zależy właśnie od niego. To on bowiem jest w projekcie od samego jego początku do końca. Pozostali członkowie, wsparcie oraz podwykonawcy niejednokrotnie zmieniają się w czasie trwania projektu. Zmiana kierownika jest jednak bardzo trudna i wymagająca. To powoduje, że najlepiej, jeśli od początku prowadzenia projektu podejmie się odpowiednia osoba. Odpowiedni jest natomiast ten kierownik, który potrafi mądrze zarządzać swoją pracą.

Kierownik projektu zarządza przede wszystkim projektem. Nie byłoby to jednak efektywne, gdyby nie umiał on odpowiednio zarządzać sobą w czasie. Zorganizowany kierownik to pierwszy element odpowiedniej pracy całego zespołu. Kierownik musi znać narzędzia, które pomogą mu stworzyć projekt. Ułatwiają mu one rozłożenie wszystkich zadań w czasie. Pozwalają też zadbać o optymalną kolejność zadań w projekcie. Kierownik, który opiera się o wybraną przez siebie metodologię, ma szansę lepiej realizować zadania. Musi też oczywiście uwzględnić metodykę, która funkcjonuje w firmie. Połączenie tego z wyniesionymi z poprzednich projektów doświadczeniami daje kierownikowi szansę pracować efektywnie przez cały czas trwania projektu.

Kierownik projektu odpowiada za wiele merytorycznych oraz technicznych aspektów prowadzenia projektów, ale głównym aspektem jego pracy jest efektywna komunikacja, będąca kluczem do aktywnego działania w ramach realizowanego projektu. Kierownikowi na szczęście przychodzi z pomocą psychologia, która podpowiada rozwiązania, pozwalające komunikować się skuteczniej z wszystkimi członkami zespołu. O czym warto pamiętać, aby skuteczniej rozmawiać w pracy?

Pierwszą rzeczą, którą musi mieć w pamięci kierownik projektu jest używanie odpowiednich do sytuacji sformułowań. Dobrze dobrane komunikaty potrafią zdziałać cuda jeśli chodzi o cały projekt. Niezwykle ważne jest podkreślanie tego, że mamy do zespołu zaufanie. Powinna iść za tym oczywiście odpowiednia postawa, ale mówienie o zaufaniu do pracy członków kształtuje dobre podejście oraz zwiększa poczucie odpowiedzialności za działania każdej osoby.

Kierownik projektu powinien też sięgać po komunikaty, które zwiększają w członkach chęć do otwartego dzielenia się swoimi przemyśleniami oraz spostrzeżeniami, które mają znaczący wpływ na zapobieganie konfliktom oraz rozwiązywanie już powstałych. Dzielenie się nawet pozornie nie najlepszymi spostrzeżeniami może również wpłynąć na generowanie nowych ciekawych pomysłów poprawiających realizację już powstałych pomysłów.

Kierownik projektu to jedno z bardzo wymagających, ale też bardzo rozwijających stanowisk. Wraz z dużym poczuciem odpowiedzialności daje też szansę decydowania o najważniejszych aspektach projektu. Pracę kierownika utrudnia fakt, że musi on pogodzić sprzeczne interesy wielu różnych osób. To powoduje, że powinien stale rozwijać się w kierunku mediacji oraz negocjacji. Dla kogo tak naprawdę pracuje oraz dlaczego musi brać pod uwagę nie tylko interesy swojego pracodawcy?

Kierownika projektu wybiera komitet sterujący i również on go kontraktuje. To powoduje, że jest zobowiązany wobec niego i musi uwzględniać jego interesy. Nie jest to jednak jedyny interesariusz, którego zdanie musi brać pod uwagę kierownik. Niezwykle istotne jest zdanie użytkownika, który często nie jest tożsamy z kontraktującym komitetem sterującym. Może zdarzyć się, że oczekiwania tych dwóch interesariuszy będą sprzeczne, a co za tym idzie, będą wymagały pogodzenia ich względem siebie.

Kierownik projektu musi więc być w stałym kontakcie z użytkownikiem oraz komitetem sterującym, ale również z podwykonawcami. Także oni mają swoje interesy podczas realizacji projektu, a zapominanie o tym powoduje, że kierownik może mieć problem z efektywną komunikacją z nimi oraz wspólnym wypracowaniem wysokiej jakości produktów do współpracy.

Kierownik projektu ma wiele zadań, które musi zrealizować każdego dnia. Do jego obowiązków należy jednak nieustannie negocjowanie. Czeka go taka forma komunikacji z szefem, klientami oraz zespołem, a często także z dostawcami, czy innymi przedstawicielami firm. Kierownik projektu nie może sobie bowiem pozwolić na to, aby zgadzać się na wszystkie warunki wysuwane przez interesariuszy. Budżet na pewno by na to nie wystarczył, a co za tym idzie, musi umiejętnie lawirować pomiędzy wszystkimi oczekiwaniami. Żeby sprostać temu zadaniu, powinien zadbać o to, aby popracować nad swoimi umiejętnościami negocjowania z innymi. Jak może to zrobić?

Rozwój umiejętności negocjacyjnych można uzyskać najszybciej poprzez stałe ćwiczenia. Kierownik projektu nie musi jednak narzekać na brak okazji do ćwiczeń. W praktyce najczęściej konieczność negocjowania dopada go co chwila w życiu zawodowym. W pierwszej kolejności musi jednak poznać zasady negocjowania. Pomagają w tym liczne szkolenia, często opłacane przez pracodawców. To właśnie podczas nich kierownik może dowiedzieć się, jak najefektywniej prowadzić rozmowy negocjacyjne, aby przyniosły one odpowiedni skutek. Dobre szkolenia łączą w sobie zajęcia teoretyczne i praktyczne, jednak to głównie te drugie mają kluczową wagę. Kierownik projektu, który szuka takiego szkolenia na własną rękę, musi sprawdzić, czy na pewno będzie ono zawierać wiele zajęć praktycznych.