umiejętności

Kompetencje miękkie to coś, czego nie może zabraknąć żadnemu kierownikowi projektu. W procesie kształcenia project menadżerów bardzo mocno stawia się na tego typu kompetencje. To właśnie ich najczęściej brakuje inżynierom, którzy dostali awans na stanowisko kierownicze.

Czemu są one takie ważne oraz które z nich zdecydowanie można uznać za najważniejsze?

Najbardziej podstawową umiejętnością kierownika projektu jest komunikowanie się. Komunikuje się on bowiem zarówno ze swoim zespołem, jak i przełożonymi. Ma bezpośredni kontakt z podwykonawcami oraz klientem. Każda z tych interakcji wymaga przemyślanego sposobu działania. Dzięki odpowiedniej komunikacji można z powodzeniem uniknąć wielu konfliktów oraz błędów w projekcie spowodowanych niedopowiedzeniami lub wzajemnym niezrozumieniem. Wraz z komunikacją powinny iść również umiejętności negocjacji, które są kluczowe, aby asertywnie bronić swojej wizji projektu oraz przekonać do niej mniej zdecydowanych.

Kolejna kompetencja, którą powinien mieć każdy kierownik projektu to umiejętność przewodzenia innym. Bez rozwiniętych umiejętności przywódczych nie będzie łatwo mu zachęcać pracowników do działania. Trudno mu będzie również zachować dyscyplinę w pracy, jeśli nie będzie budził wśród pracowników szacunku oraz stwarzał wrażenia bardzo kompetentnej do działania osoby.

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób rezygnuje z tradycyjnej pracy w biurze na rzecz pracy zdalnej. Taka forma pracy ma bardzo wiele zalet, nie tylko dla samych pracowników, ale również dla całego projektu. Jednak jest także dużym wyzwaniem dla kierownika projektu. Wciąż brakuje bowiem źródeł, które uczyłyby zarządzania zespołem rozproszonym.

Jak więc poradzić sobie z taką sytuacją i wykorzystać ją na korzyść projektu?

Pierwszym problemem, z którym musi zmierzyć się kierownik projektu o globalnym zasięgu, są różnice kulturowe. Potrafią one mieć naprawdę duży wpływ na sposób pracy całego zespołu. W dużej mierze warunkują one podejście do pracy, wpływają na klarowność komunikacji oraz niekiedy są punktem zapalnym pozornie niewielkiego konfliktu. Rolą kierownika projektu jest stałe monitorowanie tego, jak style pracy osób z różnych części świata wpływają na efektywność zespołu. Powinien również przykładać dużą wagę do określania celów projektu. Musi upewnić się, że wszystkie są wystarczająco zrozumiałe dla każdego członka zespołu.

Dużym wyzwaniem dla kierownika zespołu rozproszonego jest zorganizowanie komunikacji pomiędzy wszystkimi członkami zespołu. Komunikacja taka musi się odbywać odpowiednio szybko, a przy tym być przejrzysta oraz zrozumiała dla wszystkich. Rolą kierownika jest więc określenie, za pomocą jakich narzędzi zespół ma się kontaktować, jak powinny być archiwizowane rozmowy oraz kto może mieć do nich dostęp.

Certyfikacja to jeden z popularniejszych sposobów weryfikacji umiejętności kierowników projektu w dzisiejszych czasach. Wielu pracodawców wymaga wręcz ukończenia kursu, który będzie potwierdzony pozyskaniem odpowiedniego papierka. Pojawia się jednak pytanie: czy rzeczywiście uzyskanie certyfikatu pomaga znaleźć pracę? Czy inwestowanie czasu oraz pieniędzy w tego typu kursy ma sens?

Uzyskanie certyfikatu z zakresu zarządzania projektami to dobre potwierdzenie kompetencji, które posiada kierownik projektu. Może być szczególnie cennym wpisem do CV dla początkujących w zawodzie osób. Szkolenia przygotowujące do takiej certyfikacji pozwalają poszerzyć swoje umiejętności oraz wiedzę. Pomagają uporządkować zasób słownictwa związanego z zarządzaniem projektem, ale również czerpać wiedzę od osób bardziej doświadczonych w tej dziedzinie. Kierownik projektu może więc wiele zyskać, biorąc udział w szkoleniach przygotowujących do certyfikacji.

Z drugiej strony, wzięcie udziału w czasochłonnych szkoleniach nie zawsze jest możliwe. Osoby, które mają nadmiar pracy oraz zobowiązania rodzinne niekiedy nie mają czasu na to, żeby dodatkowo po godzinach szkolić się. Co więcej, takie szkolenia oraz sama certyfikacja jest bardzo kosztowna. Początkujący kierownicy projektu, którzy nie narzekają na zbyt wysokie zarobki, nie zawsze mogą sobie pozwolić na opłacenie szkoleń. Warto jednak myśleć o nich w charakterze inwestycji. Zwykle bowiem okazują się pomocne w zdobyciu pracy zawodowej.

Kierownik projektu w swojej pracy powinien przywyknąć do kryzysów. Dla niedoświadczonego kierownika pojawienie się kryzysu może brzmieć bardzo groźnie. W praktyce jednak okazuje się, że kryzysy są stałą częścią zarządzania każdym projektem. Kierownik powinien więc wyposażyć się w wiedzę, jak należy sobie z kryzysami radzić. Tylko w ten sposób będzie w stanie je skutecznie przewidzieć, a co za tym idzie, skutecznie im przeciwdziałać.

Czego musi być więc świadomy początkujący kierownik projektu?

Kierownik projektu musi zdawać sobie sprawę, że już na etapie planowania musi uwzględnić ryzyko, jakie idzie za realizacją projektu. Aby móc to rzeczywiście zrealizować, powinien odpowiedzieć sobie, jakie sytuacje kryzysowe mogą pojawić się w projekcie. Takie oszacowanie wymaga posiadania doświadczenia w branży oraz wysłuchania ekspertów oraz członków zespołu z odpowiednim doświadczeniem. Do ryzyk, które uda mu się zidentyfikować, będzie w stanie opracować plan awaryjny. Taki plan będzie od razu wdrożony, jeśli nie uda się ryzyk uniknąć.

Oczywiście pojawią się też sytuacje kryzysowe, których nie będzie się dało przewidzieć. W takich sytuacjach kierownik projektu nie może panikować. Musi realnie zastanowić się nad tym, co może zrobić, żeby aktywnie wdrożyć plan naprawczy. Tylko dzięki temu uda mu się skutecznie doprowadzić projekt do końca z sukcesem.

Zarządzanie projektami nigdy nie ma jednego konkretnego sposobu postępowania. Praca kierownika projektu może więc wyglądać zupełnie inaczej w zależności od bardzo wielu czynników. Jednym z takich czynników jest wielkość firmy, która zdecydowała się działać projektowo. Zupełnie inne są bowiem oczekiwania oraz założenia projektowe w firmie, w której pracuje kilkunastu pracowników, a zupełnie inne w korporacji.

Jak zatem wygląda zarządzanie projektami w małej firmie?

Małe firmy mają duży potencjał, jeśli chodzi o wdrażanie zarządzania przez projekt. Dzieje się tak dlatego, że nie posiadają one rozbudowanych struktur procesowych. Pracownicy w mniejszych firmach są dużo lepiej przygotowani na zmiany, które są nieodłączną częścią pracy w projekcie. W mniejszych firmach bowiem pracownicy są bardzo multidyscyplinarni. Dba się o taki ich dobór już na etapie rekrutacji. Takie firmy bowiem nie mogą sobie pozwolić na to, żeby zatrudniać wielu pracowników. Jedna osoba musi umieć poradzić sobie z różnorodnymi działaniami. Takie osoby łatwiej jest zaangażować do pracy w projekcie, niż tych, którzy są od dawna przyzwyczajeni do rutynowego działania.

Kierownik, który podjął się prowadzenia projektu w mniejszej organizacji, ma ułatwioną sprawę w zakresie komunikacji w zespole. Projekty wymagają wypracowania pewnych określonych sposobów komunikacji, które będą zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. W małych firmach wchodzenie w interakcje oraz poznanie sposobu pracy kolegów jest znacznie bardziej naturalne, niż w większych organizacjach. Pracownicy powinni więc być bardziej otwarci na nowe sposoby komunikowania się.

Kierownik projektu to najważniejsza osoba w każdym projekcie. Przynajmniej on sam lubi tak o sobie myśleć. Trzeba jednak przyznać, że rzeczywiście w praktyce bardzo wiele zależy właśnie od niego. To on bowiem jest w projekcie od samego jego początku do końca. Pozostali członkowie, wsparcie oraz podwykonawcy niejednokrotnie zmieniają się w czasie trwania projektu. Zmiana kierownika jest jednak bardzo trudna i wymagająca. To powoduje, że najlepiej, jeśli od początku prowadzenia projektu podejmie się odpowiednia osoba. Odpowiedni jest natomiast ten kierownik, który potrafi mądrze zarządzać swoją pracą.

Kierownik projektu zarządza przede wszystkim projektem. Nie byłoby to jednak efektywne, gdyby nie umiał on odpowiednio zarządzać sobą w czasie. Zorganizowany kierownik to pierwszy element odpowiedniej pracy całego zespołu. Kierownik musi znać narzędzia, które pomogą mu stworzyć projekt. Ułatwiają mu one rozłożenie wszystkich zadań w czasie. Pozwalają też zadbać o optymalną kolejność zadań w projekcie. Kierownik, który opiera się o wybraną przez siebie metodologię, ma szansę lepiej realizować zadania. Musi też oczywiście uwzględnić metodykę, która funkcjonuje w firmie. Połączenie tego z wyniesionymi z poprzednich projektów doświadczeniami daje kierownikowi szansę pracować efektywnie przez cały czas trwania projektu.

Kierownik projektu odpowiada za wiele merytorycznych oraz technicznych aspektów prowadzenia projektów, ale głównym aspektem jego pracy jest efektywna komunikacja, będąca kluczem do aktywnego działania w ramach realizowanego projektu. Kierownikowi na szczęście przychodzi z pomocą psychologia, która podpowiada rozwiązania, pozwalające komunikować się skuteczniej z wszystkimi członkami zespołu. O czym warto pamiętać, aby skuteczniej rozmawiać w pracy?

Pierwszą rzeczą, którą musi mieć w pamięci kierownik projektu jest używanie odpowiednich do sytuacji sformułowań. Dobrze dobrane komunikaty potrafią zdziałać cuda jeśli chodzi o cały projekt. Niezwykle ważne jest podkreślanie tego, że mamy do zespołu zaufanie. Powinna iść za tym oczywiście odpowiednia postawa, ale mówienie o zaufaniu do pracy członków kształtuje dobre podejście oraz zwiększa poczucie odpowiedzialności za działania każdej osoby.

Kierownik projektu powinien też sięgać po komunikaty, które zwiększają w członkach chęć do otwartego dzielenia się swoimi przemyśleniami oraz spostrzeżeniami, które mają znaczący wpływ na zapobieganie konfliktom oraz rozwiązywanie już powstałych. Dzielenie się nawet pozornie nie najlepszymi spostrzeżeniami może również wpłynąć na generowanie nowych ciekawych pomysłów poprawiających realizację już powstałych pomysłów.

Kierownik projektu ma wiele zadań, które musi zrealizować każdego dnia. Do jego obowiązków należy jednak nieustannie negocjowanie. Czeka go taka forma komunikacji z szefem, klientami oraz zespołem, a często także z dostawcami, czy innymi przedstawicielami firm. Kierownik projektu nie może sobie bowiem pozwolić na to, aby zgadzać się na wszystkie warunki wysuwane przez interesariuszy. Budżet na pewno by na to nie wystarczył, a co za tym idzie, musi umiejętnie lawirować pomiędzy wszystkimi oczekiwaniami. Żeby sprostać temu zadaniu, powinien zadbać o to, aby popracować nad swoimi umiejętnościami negocjowania z innymi. Jak może to zrobić?

Rozwój umiejętności negocjacyjnych można uzyskać najszybciej poprzez stałe ćwiczenia. Kierownik projektu nie musi jednak narzekać na brak okazji do ćwiczeń. W praktyce najczęściej konieczność negocjowania dopada go co chwila w życiu zawodowym. W pierwszej kolejności musi jednak poznać zasady negocjowania. Pomagają w tym liczne szkolenia, często opłacane przez pracodawców. To właśnie podczas nich kierownik może dowiedzieć się, jak najefektywniej prowadzić rozmowy negocjacyjne, aby przyniosły one odpowiedni skutek. Dobre szkolenia łączą w sobie zajęcia teoretyczne i praktyczne, jednak to głównie te drugie mają kluczową wagę. Kierownik projektu, który szuka takiego szkolenia na własną rękę, musi sprawdzić, czy na pewno będzie ono zawierać wiele zajęć praktycznych.

Rozwój to coś, co powinno być motywacją niemalże do każdej pracy. Oczywiście nie jest to jedyny czynnik, jednak jest on bardzo istotny. Dzięki niemu nie narażamy się na zastój, problemy z wypaleniem zawodowym oraz wciąż mamy do czego dążyć. Czasem pojawia się jednak problem nie tylko z motywacją do rozwoju, ale z pytaniem o kierunek, który powinniśmy wybrać. Im bardziej odpowiedzialne stanowisko zajmujemy, tym więcej powinniśmy się nauczyć. Jednym z zawodów, który wymaga rozwoju w wielu obszarach, jest praca jako kierownik projektu. Czego powinien się on uczyć, aby mieć szansę na awans oraz zwiększenie efektywności swojej pracy?

Kierownik projektu powinien w pierwszej kolejności uczyć się bardzo uniwersalnych rzeczy, które przydadzą się każdemu, kto pracuje z ludźmi. Są to umiejętności negocjacji oraz porozumienia się z innymi, stanowiące często najważniejszy aspekt w pracy jako kierownik projektu. Wiele większych firm dla o to, aby szkolić osoby zarządzające zespołem właśnie z zakresu niezbędnych do pracy kompetencji miękkich.

Drugi zakres kompetencji, które powinien opanować kierownik projektu to kompetencje twarde, związane z merytoryczną częścią zarządzania projektem. Najbardziej uniwersalną z nich jest opanowanie języka obcego, szczególnie jeśli pracuje się w dużej międzynarodowej firmie. Inne kompetencje twarde zależą głównie od branży, w której działa kierownik.

Zarządzanie emocjami to w dzisiejszych czasach jedna z ważniejszych umiejętności. Przydaje się ona niemalże w każdym obszarze życia prywatnego oraz zawodowego. Wysoka świadomość emocjonalna jest szczególnie istotna w przypadku osób, które pracują na stanowiskach zarządzających, tak jak chociażby kierownik projektu. Pozwala ona uniknąć wielu stresów oraz zwiększyć efektywność wykonywanej pracy. Dlaczego tak naprawdę kierownik powinien mieć dobrze rozwiniętą inteligencję emocjonalną?

Zarządzanie emocjami wiąże się ściśle z inteligencją emocjonalną, czyli kompetencjami pozwalającymi lepiej funkcjonować w relacjach z innymi ludźmi. Kierownik projektu właściwie przez cały czas musi porozumiewać się z innymi. Efekty jego pracy w dużej mierze zależą od umiejętności zarządzania komunikacją z podwładnymi oraz przełożonymi. Aby móc wynegocjować ważne dla projektu środki, czy też wpłynąć na zakończenie sporu pomiędzy członkami zespołu musi on zadbać o to, aby dobrze rozumieć innych ludzi oraz wiedzieć, że często nie działają oni racjonalnie, a właśnie kierują się emocjami.

Czy zarządzanie emocjami to coś, z czym kierownik projektu powinien się urodzić? Oczywiście nie. Jest to bowiem umiejętność jak każda inna, którą można kształtować oraz rozwijać. Pomocne będą w tym na pewno szkolenia oraz zapoznanie się z podstawową wiedzą z zakresu psychologii.